Cómo identificar las necesidades de información y los factores críticos de vigilancia de tu empresa

La calidad de nuestros servicios y productos de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva viene determinada por los recursos de tiempo y personas que disponemos para definir necesidades de información y factores críticos de vigilancia (FCV). 

Es indispensable diseñar un modelo, departamento o proceso, alineado a las necesidades y FCV de nuestra empresa u organización.

Para todos aquellos que estáis pensando en diseñar un proceso o ya tenéis uno en marcha creo que esto puede resultar de gran utilidad.

¿Cómo identificar las necesidades de información?

Las necesidades de información tienen distintas vertientes y se sitúan en dos entornos diferentes: el más próximo, que incluye a clientes, competidores, proveedores, inversores, distribuidores y reguladores, con los que la empresa debe tratar a diario; y un entorno más remoto, delimitado por la política, la economía, la sociedad y la tecnología, que es preciso que las empresas analicen con objeto de identificar los cambios y tendencias que van a exigir una adaptación de sus estrategias a medio y largo plazo.

Para apoyar este concepto visualmente podemos clasificar las necesidades de información en 4 ejes:

NecesidadesInformacion

 

Resulta imposible estar al día en todo, por lo que la organización debe elegir las áreas de interés estratégico en las que quiere estar bien informada, para ello concretará, filtrará algunos aspectos más influyentes y dependientes lo que se denomina factores críticos de vigilancia. Este punto es importante porque el problema es recibir un exceso de información, lo que provoca una inadecuada elaboración y difusión de esta, de forma que al final resulta difícil tomar decisiones.

¿Qué son los factores críticos de vigilancia?

Los factores críticos de vigilancia (FCV), la Norma UNE 166002 los define como: “las cuestiones externas a la organización cuya evolución es crucial para su competitividad: tecnologías emergentes, competidores actuales y potenciales, desarrollo de los mercados y del entorno” (Asociación Española de Normalización y Certificación –AENOR-, 2018).

¿Cómo identificar los factores críticos de vigilancia?

Aunque no existe la metodología perfecta para saber qué debemos vigilar del entorno externo, algunas pistas de cómo abordar la tarea para empezar a identificar los factores críticos de vigilancia:

  1. Acudir al plan estratégico y seleccionar entre las amenazas y oportunidades centradas en el mercado, la tecnología, los proveedores, los competidores y el entorno socioeconómico (reglamentaciones, tendencias...). Algunas preguntas orientadoras:
    • ¿Qué oportunidades existen para maximizar, las fortalezas?
    • ¿Qué oportunidades existen en otros países, regiones comunidades qué pueden ser identificadas
    • ¿Qué amenazas ponen en peligro las fortalezas identificadas?
    • ¿Qué debilidades pueden empeorar frente a estas amenazas y en qué circunstancias?
  2. Analizar la cadena de valor de la organización e identificar que es clave para que nuestra organización funcione correctamente. O bien los departamentos o áreas de negocio donde se detectan más necesidades.
  3. Entrevistas individuales con personas de responsabilidad en diferentes departamentos o temáticas, para identificar necesidades de información y posibles factores de vigilancia.
  4. Desglosar las necesidades de información en los 4 ejes mencionados anteriormente y describir qué factores críticos son más impactantes.
  5. Talleres brainstorming o brainwritting donde los que tomen decisiones prioricen sus necesidades y los FCV:
    • Matriz de clasificación entre ejes y FCV
    • Detallar por cada eje de la vigilancia los posibles FCV
    • Consensuar en grupo cuáles de todos ellos son más críticos para nuestra organización.

Ejemplos de como desarrollar los factores críticos de vigilancia

Para demostrar que el éxito consiste en matizar y simplificar, a continuación simulamos varios ejemplos describiendo lo que vamos a vigilar y las posibles palabras clave que responden a ese foco que hemos descrito.

1. Factor Crítico de Vigilancia: Competencia. Conocer a los principales competidores y cómo se comportan en el mercado nacional o internacional.

  • Descripción: vigilar a los 5 competidores principales de mi producto o servicios estrella más importantes.
  • Palabras clave: nombre de las empresas, productos y servicios, tener en cuenta siglas, abreviaturas, etc.

2Factor Crítico de Vigilancia: Tecnología. Detectar vulnerabilidades antes de seguir evolucionando el software de nuestros proveedores.

  • Descripción: vigilar vulnerabilidades técnicas de las soluciones de mis 2 proveedores más dependientes.
  • Palabras clave: lenguajes de programación, tecnología, siglas y abreviaturas, etc.

3. Factor Crítico de Vigilancia: Tecnología. Detectar patentes que afectan a proyectos tecnológicos en desarrollo.

  • Descripción: nuevas palas para aerogeneradores 100% reciclables.
  • Palabras clave: códigos de clasificación CPC e IPC de las tecnologías, nombre de las tecnologías, materiales, líderes del sector, etc.

4Factor Crítico de Vigilancia: Mercado. Detectar nuevos avances innovadores que nos permitan incorporar soluciones y productos de Inteligencia Artificial en nuestro sector.

  • Descripción: vigilar las nuevas start-up relacionadas con soluciones de Inteligencia Artificial aplicado aplicadas a nuestro sector.
  • Palabras clave: inteligencia artificial, IA, imagen, deeplearning, artificial inteligente, algoritmo, etc.   

5. Factor Crítico de Vigilancia Mercado: Detectar nuevas tendencias del sector.

  • Descripción: vigilar fuentes de información sobre tendencias del sector, informes de prospectiva…
  • Palabras clave: nuevas tendencias de nuestro Sector, localizar nuevos términos, etc.

6. Factor Crítico de Vigilancia Entorno: seguir la legislación medioambiental (cambios normativos) más influyente para mi negocio.

  • Descripción: vigilar las regulaciones normativas, grupos de trabajo, reglamentos que puedan afectar directamente a la comercialización de mi producto.
  • Palabras clave: anterior normativa, nuevos conceptos , etc.

Tened en cuenta que los FCV son cuestiones externas a la empresa, que cambian con el tiempo y cuya evolución afecta de modo crítico a su estrategia.

¿Cuál es la clave para realizar este proceso con garantias?

  • Contar con el respaldo de la dirección y conformar un equipo que permita realizar este proceso.
  • Presupuesto, acorde a nuestra organización.
  • Personas, disponer de perfiles formados.
  • Tiempo, para realizar desarrollar este proceso y ponerlo en ponerlo en marcha.

Por último, solicitar ayuda externa para apoyarnos en aquellas tareas con las que nuestro equipo este menos familiarizado, sean más repetitivas o no dispongan del tiempo o herramientas necesarias para realizarlas con la calidad que requiere este proceso, o con la concepción del modelo dentro de la organización y formación del equipo.

Si quieres más información. Contacta con nosotros.

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